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试谈电算化会计信息系统的建立
作者:麻育胜  时间:2007/11/21 23:28:00  来源:论文天下论文网
  会计电算化是会计工作中应用电子计算机技术的简称,是一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学为一体的边缘科学,其目的是运用最新科技成果,以现代化的电子计算机代替手工记帐、算帐、报帐,以及代替部分由人脑完成的会计管理和辅助决策。会计电算化是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物,是会计发展史上的一次重大变革,必将对会计理论和实务产生深远的影响。



  —、实现会计电算化的外部条件



  1、近年来,随着计算机厂家的不断增多,计算机硬件成本的大幅度下降,加之人们对计算机也不再觉得神秘陌生,计算机已经不再是高档用品,为单位建立电算化会计信息系统提供了物质条件。



  2、我国从7O年代初只有个别单位开始利用电子计算机进行工资计算,会计软件的发展在财政部的鼓励扶持之下,到目前为止经过十几年的开发,经验的不断积累及软件工程方法学的应用,发展已很成熟,被认为是我国软件行业自主版权最多、商品化最好,占领国内市场最扎实的领域之一。而且商品化会计核算软件价格越来越使宜,为单位建立电算化会计信息系统提供了最为关键的条件。



  3、计算机技术的推广和普及,友好的人机对话界面,学习计算机操作变得越来越简单。而且计算机会计信息系统建立在手工会计信息系统的基础之上,会计人员对手工会计流程本身就了如指掌。因此,对于会计软件的操作,只要加以培训指点,会计人员很快就能掌握,为单位建立电算化会计信息系统提供了技术条件。 



  二、电算化信息系统的建立



  (一)人员培训先行



  会计电算化的主要问题之一就是人才的问题,它需要既懂计算机知识又有一定会计业务知识的复合型人才。很多企业人员培训是在电算化信息系统建立之后,在这段时间里,电算化会计信息系统不能发挥效益,造成了设备的闲置,相当于造成了流动资金的积压。兵法云:大军未动,粮草先行。同样道理,单位应该从建立电算化会计信息系统一开始或者提前一年半载就着手人员培训。人员的培训包括系统建立前、系统建立中(对自行开发系统)和系统建立后三个阶段的培训。人员的培训要注意以下几个问题:-是要注意人才层次,既要有部分高级人才,也要有部分一般人员。包括系统管理人员,系统维护人员和各类操作人员。二是要注意年龄层次,在每个年龄段都有,便于人才的传帮带。三是注意知识结构,会计电算化人员中,既要有会计人员,又要有计算机人员,还要逐步培训复合型人才。培训的内容包括系统计算机基础环境认识和使用;对自行开发系统还应进行有关业务人员如何更好地配合系统开发,设计人员了解现行会计业务和建立目标系统的培训;以及各级、各类人员的职能培训,比如管理员的管理系统职能培训,操作员不同的操作职能培训等等。



  (二)系统硬件和系统软件应具超前性



  硬件是电算化会计信息系统运行的基石,硬件配置的好坏直接影响到建立的电算化会计信息系统的质量、运行状况。硬件配置的模式一般有单机系统、多机系统、多用户系统和计算机局域网络四种模式。建立电算化会计信息系统时,在硬件配置方面要考虑单位的总体规划,即目前购买的硬件不仅要考虑当前的需要,还要考虑将来的需要。与计算机硬件相配套的要求有;一是使用不间断电流(UPS)或其他稳压设备是应付电源性故障的有效措施。UPS不但有稳压作用,而且在断电时能自动提供应急电源,供应系统运行一段时间,以保护数据和软件的安全可靠,是计算机系统广泛使用的保护设备。二是机房或终端运行环境要有一定的温度、湿度、防尘等方面的要求。计算机系统配置越高,对环境的要求也越高。



  系统软件的选择对会计软件的应用影响甚大,从目前情况看,国内会计软件的用户主要以DOS环境为主,关于将会计软件由D0S转向WINDOWS环境,对此争议还比较多,关键是许多人认为我国计算机开发应用的总体水平还比较低,还没有普及,要掌握WINDOWS环境的应用软件还比较困难,现在时机还不成熟。但笔者认为,由于WINDOWS提供了一套完整的图形用户界面和强大的设备无关性,会计软件由D0S向WINDOWS环境转变是大势所趋。中文操作系统有2、l3系列、CCDOS、UCDOS等,不同的操作系统仅支持相应的会计软件;进行数据库管理系统选择时,是选用FOXBASE、FOXPRO、SYBASE、ORACLE、PARADOX、INFORMIX(后几种是网络),还是选用其他数据库系统,不仅要看眼前国内流行什么,还应关注国际趋势,对于自行开发系统的单位,这一点尤为重要,选型做好了,可以减少由于软件更新换代所带来的重复投入。



  (三)会计软件的选择



  会计软件是计算机会计信息系统的核心部分,选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。会计软件的取得根据使用单位的不同情况,可有四种途径;



  1、购买商品化会计软件;



  2、定点开发软件,在这种途径下又分:完全由自己力量开发会计软件,与开发单位联合开发会计软件,完全由开发单位开发会计软件三种方式;



  3、购买商品化软件与自行开发会计软件相结合;



  4、使用上级主管部门推广的会计软件。



  定点开发的软件,它的特点是把会计核算规则编入会计软件,如将会计科目报表格式、工资项目等编入软件程序。优点是适合本单位的特点,使用方便,但是将受到一定的时间限制,一旦会计规章制度发生变动,软件就不能适用,必须作新的维护。而且定点开发会计软件工程周期长,耗资巨大,不如商品化会计软件价格低廉,见效快。商品化会计软件一般是通用会计软件,如果没有通用性,就很难有生命力。它的特点是不含或含有较少的会计核算规则。它实质上是一个工具,操作者在首次使用时,通过软件的初始化,输入本单位的所有会计核算规则,把一个通用会计软件转化成一个适合于本单位情况的专用会计软件。商品化软件具有投资少,见效快的优点。事物总是一分为二的,商品化会计软件也有它的不足之处:一是软件越通用,计算机资源浪费越严重。通用会计软件考虑的问题较多,选择的范围较大,必然会占用较多的计算机系统资源,如内存、运行时间。二是软件越通用,初始化工作量越大,为了把通用会计软件专用化,操作者需要输入大量的会计核算规则。三是软件越通用,个别用户的会计核算工作的细节就越难被兼顾。



  虽然定点开发会计软件和商品化会计软件有缺点,但是使用商品化会计软件是会计电算化发展趋势之一。在国外,不仅会计业务比较简单的企事业单位广泛使用商品化会计软件,而且许多大中型企业也不自行开发所有会计软件,他们对于本单位比较通用的会计业务一般都使用商品化会计软件,对于本单位特殊的需求,在商品化会计软件不能满足的情况下,再自行开发,然后利用商品化会计软件提供的接口将它们连接起来。所以,笔者认为使用商品化会计软件加上自行开发会计软件,既省时间又省费用,是实现会计电算化的有效途径。



  目前,我国财务软件公司已达300多家,产品品种繁多,在不同层次平台上都有一定数量的用户。面对纷杂的会计软件产品,购买单位在选择时往往感到无所适从。如果被其“通用化”广告字眼所迷惑,购回不适宜于自己单位的会计软件,使用时不得不迁就软件本身的特点而调整自己的需求,既影响财会人员的积极性,也会影响整个企业的会计电算化的进程。因此,笔者建议单位在选择“通用化”会计软件时应选择行业通用会计软件。这种软件有的适用于工业企业,有的适用于金融保险,有的则适用于机关、学校和科研单位,它可以最大限度地弥补商品化会计软件的上述不足之处。



  一般来说,单位在购买行业通用商品化软件时,首先应看其是否通过了省以上(含省)财政部门的评审,即考查

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