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企业档案管理实践的创新
作者:周慧  时间:2007/11/21 23:57:00  来源:论文天下论文网
摘  要:在企业大力实施信息化建设的背景下,文件与档案管理迎来了巨大的创新机遇和空间。为此,从工作平台、流程、管理、制度和服务等五个方面,探讨了档案工作者如何适应信息时代新的节拍,在管理实践活动中,探索新的管理领域和方法,提炼新的管理理念,从而创新文件与档案管理之路。
    关键词:企业; 文件; 档案; 管理; 创新

    党的十五届四中全会、五中全会及十六大都提出,要加快国民经济社会的信息化建设,以信息化带动工业化,促进社会生产力实现跨越式发展的战略方针。2002年,中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求,并提出具体工作目标,旨在推动企业管理信息化建设的健康发展,提高企业管理水平和市场竞争力。在企业大力实施信息化建设的大背景下,文件与档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间。

1工作平台创新
   
信息化时代,企业为提高自身在国际上的竞争力,根据企业的职能,加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统,体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后,借助于软件编程和数据库管理技术,重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。
    以办公自动化系统为例,它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大;参与应用岗位人员众多;处理流程繁琐多变;数据库功能强大;信息传递迅速,易于交流;信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时,办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台:
    a) 快捷通信。通过电子邮件系统,建立机构内部通信,信息交流快捷流畅,并与Internet 邮件互通。
    b) 协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理,提高机构各级领导或部门协同工作的效率。
    c) 公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等,均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式,实现无纸化办公。
    d) 信息服务。系统地利用机构积累的信息资源,为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段,以提高生产效率。
   
更重要的是,信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单定制多样、信息利用方式灵活的工作平台,使文件与档案管理实践跃上一个新的台阶。
2流程创新
2
.1文档一体化流程概述
   
在纸质文件时代,由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制,文件与档案管理更多地关注具体的业务活动,管理活动就如一个一个的串行节点,前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程,是影响工作效率的重要因素。而信息化时代,创建文档一体化流程成为全新的理念,“它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”1的过程,“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来,而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”1
   
文档一体化流程正是依托信息管理系统,对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中,业务流程和信息流程是不可分割的,文件是机构运转中最重要的信息流,同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时,也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程;意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时,必然也满足了文件与档案管理的要求。因此,建立信息管理系统的过程,是将这两个流程有机地融合在一起的过程,即在文件流程中体现业务流程的要求,或把业务流程要求嵌入文件流程,以实现以下目标:
    a) 减少流程的中间环节;
    b) 建立并行、平行工作流程;
    c) 建立跳转、分流工作流程;
    d) 建立循环工作流程;
    e) 建立交叉、条件等工作流程。
   
在信息系统中建立以上新的工作流程后,我们可将工作环节视为流程中的一个节点,对任一工作任务项,可以任一节点为起点,以辐射、闭环、分支等形式,同时发送给多个对象进行处理。流程重组的目的是提高流程中任务处理的并行程度与合作程度,从而提高业务工作效率,实现协同办公的目标,改善文件工作质量。
    笔者所在的企业,在办公自动化系统、合同管理系统、电力工程技术报告管理等系统,成功地将行政办公、合同管理、电力工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统,实现了业务工作流的文件从生成、流转到归档全过程管理,以及档案后续管理的目标。另外,企业的其他主营业务流,在建立信息系统过程中,纷纷到档案部门咨询信息数据管理方面的要求,并采纳档案部门的建议和意见,在系统设计阶段,即将有关文件档案管理、电子文件管理的要求纳入系统流程之中。

2
.2文档一体化流程的创新点
   
信息系统中文档一体化流程的创建过程,是一个将系统、协调和前端控制的思想贯穿于设计、运行的过程,这本身就充满着创新的内涵,在流程创建过程中,主要通过以下内容体现创新点。
2.2
.1文件管理阶段
    a) 面向普通用户、业务管理人员、系统管理人员,提供多层面的、不同任务项的工作流程及操作平台。
    b) 形成文件质量监督、保证体系。通过痕迹保留、收文单、发文单、元数据信息监控等形式,保证文件质量。在请示与批复、收文与转发文之间,处理同一项目或任务时产生的系列文件之间,建立文件关联关系。
    c) 形成文件流转监控机制。通过对文件督办、催办的监控,对文件的办理状态进行跟踪和监控,对未填写办理意见等办理信息的文件,不流转至下个节点。
    d) 形成文件归档机制。在信息系统中处理的任一项目或任务,是以文档的形式出现的,归档均作为这些文档的最终处理环节。
2.2.2档案管理阶段
    a) 建立现代信息服务理念。面向普通用户,提供方便的档案信息利用平台,工作流程中更多体现的是简约、方便、直观,提供能直接满足用户需求的信息,而不在信息中带有过多的档案管理特性。
    b) 建立现代信息整理理念。面向文件档案管理人员,提供档案信息整理工作平台,工作流程中体现的重点是要符合档案的规范管理要求。按档案管理要求和方式,对归档的信息数据进行整理,并且能及时切换视窗,使工作人员掌握和了解给用户提供的信息是否直观、齐全、准确的要求。
    c) 建立档案信息安全机制。对信息利用安全,要建立层次分明、角色明确的信息利用机制,并建立权限设置的流程。该流程包含两层含义:一是行政管理流程,一是权限分层工作流程。对信息保管安全,要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制,并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具,利用工具,确保信息的保管安全。
    流程的创新,使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实,它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容,对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。




3管理创新
   
信息化时代,计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素,都会造成计算机系统的破坏,导致存储数据被破坏或完全丢失。因此,在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。
3
.1信息管理
   
通过采用设置防火墙等技术手段,在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患,保证系统运行安全;同时,还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,确保信息运转流畅、安全可靠。
    流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项

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