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浅析人力资源档案管理存在的问题及措施
作者:邵滨 曹玉秀  时间:2014/9/10 17:19:00  来源:论文天下论文网

  论文摘要:我们要想充分的开发利用人力资源,就一定要做好人事档案的建设与管理工作。提高企业对人事档案管理的重视。本文对人力资源档案管理存在的问题及措施进行研究。
  论文关键词:人力资源档案管理 问题 措施

  前言
  近年来,我国的社会主义市场经济发展迅速,人力资源逐渐成为现代企业发展中重要的核心资源。而知识经济时代的到来,更使得人们对现代人力资源的管理工作更加关注。人事档案管理工作,可以说是人力资源管理中最为重要的环节之一。因此,充分对人事档案管理工作中存在的问题进行分析,并深入探寻有效的解决措施,加强对人事档案工作的管理,以此来促进企业的进一步发展,已成为广大企业人事档案管理工作者亟待解决的重要课题。
  一、人力资源档案管理存在的问题

  1、企业单位不够重视
  在一些企业单位中,企业只是注重这些人带给企业的利益,而不够注重对人事档案的管理。这种情况在现今中国企业中仍然存在,因为他们认为这是没有太大意义的,只要他们能够保证了自己员工的重要信息不被盗取,不流传出去被人利用就是成功的。但是也就是应为这种原因造成了人事管理部门经常疏忽档案管理,这就造成了一些问题的发生,严重时甚至影响到了企业发展问题。也是职员没有了个人信息安全保障,造成了工作不用心的更严重的问题。
  2、人力资源档案管理的硬件设施
  人力资源档案管理质量不高的另一个原因,是人力资源档案管理的硬件设施不齐全。这些硬件包括档案馆和设备。但有些单位至今也没有建立专门的档案室和配置相应的设施对人力资源档案的管理名存实亡版期下去导致原始的纸质档案得不到有效的保护很可能出现虫蛀、霉变等现象计算机的管理更是不可能实现。
  3、人事档案材料不完整、归档不及时
  人事档案收存的是职工的履历、自传、鉴定(考评)、学习学历职称、政治历史等方面的有关材料,档案中的材料只有完整、齐全、规范,才能真实地反映员工自身的成长历史和人生轨迹。归档的政审材料中有未经组织审查核实和盖章。在收集历史久远的材料使用复印件归档时,却没有注明复印件的出处、时间、复制人,也没有并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门的印章,无法保证复制材料的真实、有效。
  4、管理技术落后
  在现代化社会发展中,我们已经不能只关注于以往的人工记录管理方法,而是采用新时代的新技术,对人事档案管理进行信息化管理。在科学技术飞速发展的今天,计算机得到了普遍应用,在现代化办公中起到了重要作用。然而体现在人事档案管理上,我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用,这些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的资源浪费。
  5、档案管理人员素质偏低
  由于受传统观念的影响,对档案管理的认识不足,重视程度不够,难以胜任档案工作更换频繁。究其原因,往往是一些单位分管人事档案工作的档案管理人员身兼多职,且一岗多职,造成档案工作兼而不顾。随着当前企业规模日益扩大,员工数量不断增多,档案数量逐渐增多,档案管理难度增大,有关的管理措施却未能及时跟进。

  二、人力资源档案管理措施
  1、提高档案管理人员的自身素质和业务素质,增强对档案的意识
  提高档案管理人员的素质,不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平,更着眼于政治素质和实际本领的提高,加大教育培训的力度,努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员,作为档案工作者始终要加强政治学习,增强党性党风修养和思想道德素质,自觉服从党和政府对这个工作大局,要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领,珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究,不断地提高管理水平。
  2、完善人力资源档案管理制度
  要提高人力资源档案的管理水平,就要建立完善的人力资源档案管理制度需要在以下几方面得到加强。第一是要建立合理、科学的管理制度只有档案管理完善才能有效进行管理第二是要保证制度的简洁性这样才能发挥好档案的管理作用第三是要保证档案管理制度的双向性。制度是面对所有的人无论是职工还是对领导都要形成约束这样才能体现公平使人力资源档案管理工作得到完善;第四是制度的严肃性在人力资源档案管理过程中要进行严格的奖惩这样才能将制度的权威性体现出来。
  3、人力资源档案的数字化管理
  首先要建设关于人力资源的虚拟信息通道,对于人力资源档案的内容格式、分类体系以及信息采集按要求统一,还要建立电子账号,实现信息共享。然后建设人力资源档案数据库,对于人力资源档案的信息可以通过工作人员录入方式形成电子文档并将重要的材料进行数字化处理。此外,建设人事档案信息网络服务平台,可以用于开展人才服务,发布人才供求信息等资源。

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