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浅谈如何做好医院公文行文制度的规范化管理
作者:蔡希凡  时间:2014/8/6 15:07:00  来源:论文天下论文网

  摘 要:公文是用来实现现代医院科学管理的整个过程和结果的有效指引,公文行文的规律与特点随着现代社会经济的发展与进步越来越向纵深发展,所以规范公文的行文制度才能在管理发展中发挥其最大效用,且更能给医院管理层提供正确的执行方向提供保障。公文行文是公文写作的伊始,又是按公文特定体裁、以及领导者或制文发文科室的执行意见,拟制提供给领导者讨论、修改、审批的原始稿件的过程。本文拟在阐述更加明确规范医院公文拟文程序在医院管理的重要地位与作用,对于提高医院公文的拟文过程具有一定的实用性与可行性。


  关键词:医院公文;拟文;制度;重要性


  一、规范医院公文行文制度是时代的要求也是管理的基础。医院工作以医疗为中心,长期以来,医院作为基层单位在文件管理方面偏重于病案的管理,对其他行政公文未予以应有的重视。随着医院管理理念的更新和对公文管理重要性认识程度的提高,加强医院公文管理工作,越来越被人们所重视。公文作为公务文书必须遵循公文行文规则,不但有利于文件制度的正常运行,确保行文各个环节的规范、完整、准确,而且大大提高了公文行文的质量和效率,减少工作时间和误会麻烦。如果没有严格遵循行文规则,不仅工作无法开展,连公文内容会变得混乱不堪,会让工作人员每天浪费更多的精力跟时间在处理公文的行文时间比处理落实的时间要更多,俗话说无规矩,不成方圆,有严谨的公文行文规则,并认真积极地落实处理,行文效率就会事半功倍了。
  二、公文在医院管理工作中起着至关重要的作用。医院公文是医院领导对下级科室部门进行领导和作指示的重要工具。医院领导通过制发文件,传达医院领导班子按照国家颁布的法律法规拟定的针对院内具体事项的管理的政策路线方针,责成下级科室部门严格按照所发文件的要求,指导采取切实有效的措施予以贯彻落实;有的公文具有法规的效应,如办法、条例、规定等,一旦行文生效,管辖范围内的工作人员就必须严格遵照执行,一旦违反会按照规定进行处罚;公文还起到了领导层对广大干部群众进行宣传教育的重要作用,统一员工思想,提高执行力;为反映决策层的意图,规范的公文是依法处理问题、做出决策、拓展管理的依据和凭证,如通知、决定、决议、、规定、条例批复、指示等,这些文件都是院内各科室组织开展工作的依据和凭证,而下级部门上报的请示、意见、报告等又是管理层制定决策、指导工作的有效凭证和依据。
  三、公文行文审阅稿是管理者为公文行文把关的第一步。医院公文行文审阅稿具体分为六部分,第一部分必须有签发人、有关领导审阅意见、审稿人意见三项内容,签发人是由医院“一把手”把关,有关领导审阅意见是分管行文内容线条的副职领导签阅,审稿人意见通常是由办公室主任把关;第二部分分为核稿人、拟稿单位以及拟稿人,核稿人是由行文首发的科室领导为核稿人,拟稿单位是需行文的科室,拟稿人是公文内容编写人员;第三部分有:编号是此公文的年份以及序号,密级按国家技术监督局的标准,文件的密级分为绝密、机密、秘密、内部、国内、公开6个层次,印发份数由文件扩散的范围而定;第四部分是打字,校对人员签名和行文日期;第五部分是抄送、抄报单位、主题词,便于以后工作中的查询;最后一部分是标题与正文的内容,其内容力求规范、准确、精炼,切忌空话、大话、套话,可加附件,公文行文审阅稿内容必须都用钢笔或者毛笔书写,审阅稿加上公文草稿与附件形成了公文行文审阅稿的第一步骤。
  四、公文的送审制度应本着谁主稿,谁负责的态度完成,按照公文行文审阅稿的审阅程序,拟稿单位以及拟稿人是此公文的第一负责人,应对本公文的内容、审核、发放、履行、回馈等进行跟踪落实,不能马虎应付、推卸责任。因此,送审的第一步应由拟稿人先至办公室领取公文行文审阅稿,再填写拟稿单位以及拟稿人、公文标题、内容、抄送单位和印刷份数等内容,并送达本行文科室领导(即拟稿单位负责人)核稿,修改完公文第一轮后,再由拟稿单位负责人送往办公室相关线条的副职领导审阅并签署意见,完成第二道审阅修改后,接着再送往正职领导审阅修改,完成第三道修改程序后,可以确定文件内容不再做修改,最后再送回办公室主任进行最后细节的把关工作,并由办公室主任填上行文编号,格式是【年份】文件编码,再送往文印室进行印刷。
  五、没有加盖印章的公文不具备法律法规的效力。加盖印章是一个必不可少的重要环节,因此在印刷完毕后,由印章管理人员对公文的签发手续、附件材料、公文印刷格式进行最后审核,存档的公文加盖印章是档案凭据作用的要求重要的公文在完成了它的现行效用之后,就变成档案被移交到档案部门保存起来,供日后查证参考,发挥档案的凭证作用。很多企事业单位忽略了加盖印章的重要性,这是不规范的公文行文格式,没有加盖发文机关印章的文件会在日后给档案利用带来诸多不便与麻烦。应由办公室专人负责盖章,装订,最后准备好分发工作。
  六、公文正式文件的分发应由专门的发文科室统一发送。一般全院性文件应由办公室组织发放,其他针对性较强或特殊文件由拟稿科室组织分发。公文的分发应做到准确、安全、及时,确保不要漏发,误发,有特殊要求的公文内容,例如有需要各个科室班组回复或者上交汇报、附件之类的文件,应在发放时再对收文者另行强调,确保公文内容的要求落到实处,避免工作漏洞,另外应准备多几份文件以备存档及备用。根据发文范围,属于院内重大事项需要上报的文件必须以医院名义发文的文件,用XX[20XX]X号作为文件编码的,正常需要抄送至上级单位,用于院内各科室、部门传达院部领导议定的工作任务、安排和常规等综合性行政事务工作的,如无特殊授权,一般不对外发文,使用文号可为XX医办[20XX]X号。
  七、公文归档是将处理完毕的公文按照一定的原则进行整理后,定期移交给档案部门集中保存的工作。通过归档工作,可以妥善地保存公文,同时也可以使有价值的公文不断地输入到档案部门,为档案工作奠定基础。也为管理者的管理工作提供有效的事实凭据。档案管理人员负责将备份的含盖公章的文件收集整理,分类保存。其个人不能保存归档的公文,根据公文相互关联、特征和保存价值等立卷整理,确保归档公文的完整齐全,便于日后的利用和保管。档案管理人员应在保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交档案工作。相关附件复印件要归档时,应当加盖复印机关证明章。需要被撤销的、被废止的公文应视为自始之日起不产生任何效力。不具备保存和归档的公文,经过鉴别并经单位负责人批准后即可销毁。如需要借阅档案文件的单位机关、科室、人员等应认真填写借阅登记,并在有效期内归还。机密度高的档案文件不得擅自带出档案室,违规者视为违法纪律严格处理。

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