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试论档案信息资源的开发利用与整合
作者:张简  时间:2014/7/23 17:49:00  来源:论文天下论文网

  [摘 要]档案馆作为党和国家的科学文化事业机构,在新形势下应充分发挥基本功能,不断拓展社会功能,关于档案信息资源开发利用与整合,引发了人们的思考。


  [关键词]档案;信息资源;开发利用;整合


  [中图分类号]G271.2 [文献标识码] A


  档案馆作为党和国家的科学文化事业机构,在新形势下应充分发挥基本功能,不断拓展社会功能,关于档案信息资源开发利用与整合,引发了人们的思考。
  一、档案信息资源的开发利用,包括以下六个方面
  1. 开发利用工作的主体是档案工作者,即各级各类档案馆(室)从事档案信息开发利用工作的部门和工作人员,他们处于开发利用的主导地位,是决定开发利用工作成败的关键。
  2. 开发利用的对象是馆(室)藏档案资料,它们是开发利用的物质基础。馆(室)藏档案资料包括档案原件,同时也包括对原件内容进行筛选、加工、转化而来的二次文献或三次文献,以及各种资料。
  3. 开发利用的客体是本单位或社会上的档案信息利用者,他们是档案信息开发利用的最终受益者,同时也是开发利用活动的检验者。档案信息开发利用的成果,其产生的经济效益和社会效益必须通过利用者去实现。利用者并非简单地、被动地接受档案信息,而是有选择地接收利用档案信息。
  4. 开发利用工作必须借助于一定的工具和手段。档案信息资源具有原始性、分散性等特点,档案工作者要快速、准确、系统地提供利用者所需的档案信息,必须运用各种检索工具来准确、及时地选择、发现、定位利用者所需的适用信息,并通过各种工具来进行科学加工和处理,及时将信息定向或多向传递给特定利用者。
  5. 开发利用的任务是实现档案信息的共享,即把馆(室)藏档案,通过多种渠道和方式进行选择和传播,使之流动和共享,以此激活档案中蕴藏的知识和信息,实现一定的经济价值或社会价值。
  6. 开发利用工作的目的是最大限度满足社会的档案信息需求。社会需要是开发利用的前提和动力,开发利用的目的就是为经济社会发展服务。
  二、档案信息资源开发利用的基本原则
  1.服务原则
  开发利用工作是以服务和满足社会需要为生存与发展条件,其实质在于提供档案信息为社会实践服务,因此,服务于社会是它的根本目的和总的指导思想。
  贯彻服务原则,最重要的是档案工作者必须明确服务方向,坚定服务思想。明确服务方向,是指档案信息资源开发利用工作要具有正确的方向,应当随着党和国家工作重心的转移而转移,为中心工作服务,要适应社会多方面档案信息利用的需求。坚定服务思想,就是要求档案工作者明确档案工作为社会各方面服务的思想,树立良好的职业道德,充分发挥主观能动性,研究掌握档案信息利用需求的特点和规律,千方百计地为利用者提供方便。
  2.开放原则
  在开发利用工作中贯彻开放原则,是《档案法》赋予档案部门的职责,它符合档案信息发挥作用的根本规律,也是社会发展的必然趋势。
  开放原则就是要求档案工作者在开发利用档案信息工作中,要在遵守国家有关法律法规前提下,最大限度地解放思想,根据社会实践利用档案的需求,最大限度地提供档案信息,实现资源共享,充分保障利用者利用档案的基本权利。
  3.法制原则
  法制原则是开发利用工作必须贯彻的重要原则之一。由于档案信息具有一定的机密性,决定了在档案信息资源开发利用中必须设定必要的限制,不是任何人对任何档案都可随意利用。档案信息在开发利用中不能失、泄密,否则就要触犯法律。《档案法》等有关法律法规,对档案开放时限、内容控制范围、服务对象、内外有别等都作了详细规定,是每个档案工作者在开发利用档案中必须牢牢把握的。
  遵循法制原则,要求档案工作者在开发利用工作中以法律为准绳,做到既要进一步开放档案,促进档案信息的充分合理利用,又要严格坚持保密,保障党、国家和人民的利益不受损害。
  4.效益原则
  遵循效益原则,就是要求档案开发利用工作要讲求实效,能为社会提供更多有价值的、社会需要的档案信息。为此,档案部门在实际工作中要强调开发利用工作与效益的统一,不能为开发而开发,而是以它作为实现效益的手段和途径,以取得效益为目标,创造性地、有针对性地开展档案信息资源开发利用工作。
  上述四个原则是一个统一的、不可分割的整体。同时,档案信息资源开发利用的过程,也就是档案资源整合的过程。
  三、档案资源整合的含义和理论基础
  档案信息资源整合就是对分散在本行政区域内各系统、各部门和各单位的档案通过科学分类整理编目和数字化处理,将档案实体和数字信息及查询系统资源通过实体收集或虚拟归档方式收集,集中保管利用,达到档案的物理资源整合、数据资源整合和查阅利用系统的整合,实现档案信息资源共享的工作。
  全宗理论是整合档案信息资源的理论依据,一个全宗的档案不能分散,它是一个有机整体。为了保证国家档案全宗的完整性,必须坚持集中统一管理的基本原则,整合档案资源,维护全宗的完整与安全,维护党和国家的历史真实面貌。

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[本文关键字] 档案 信息资源 开发利用 整合
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