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试论设项目电子文件归档质量控制
作者:廖珊琳  时间:2014/6/18 17:05:00  来源:论文天下论文网

  摘要:本文通过分析建设项目电子文件归档质量状况及问题,提出企业档案部门应从健全管理网络,提高质量意识,科学制定质量标准,把握好质量控制中的关键点几个方面来做好建设项目电子文件的质量控制。


  关键词:建设项目 电子文件 归档 质量


  在社会信息化程度不断提高的条件下,信息技术在工程建设中的应用越来越广泛,大量电子文件应运而生,这些电子文件真实反映了项目建设全过程,在项目竣工后的运行、维护、改造等工作中发挥着重要作用。做好建设工程项目电子文件质量控制,保证其真实、完整、安全地归档,对建设项目管理及档案信息化管理都有着重要的意义。
  一、建设项目电子文件归档质量状况及问题
  国家2002年颁布了《电子文件归档与管理规范》(以下简称《规范》),对电子文件归档提出 “确保其真实性、完整性和有效性”的要求。从这一标准审视当前建设项目电子文件归档质量,问题良多,电子文件的“三性”得不到保证,其质量和价值也就无从谈起。
  1.电子文件内容不真实,与工程建设实际不符
  电子文件的真实性即电子文件的内容、结构及背景信息在经过传输、处理后依然能够与形成时的状态一致。而在实际工作中,归档项目电子文件内容不真实准确、与施工实际不相符、与纸质文件不一致等问题普遍存在。在企业信息化高度发达的今天,工程技术人员已习惯通过网络查阅工程项目档案,如果电子文件内容不真实,与现场有差异,将为日常的生产运行、设备检修、改造等工作带来隐患,所谓“失之毫厘,谬之千里”,项目档案资料不真实,可能会对企业造成重大损失。
  2.电子文件归档内容不齐全、不完整
  电子文件的完整性是指归档电子文件的内容、结构、背景信息等无缺损。本企业电子文件归档不完整主要表现在整体归档率偏低,仅施工阶段的施工记录、竣工图能按要求归档,项目立项、设计、管理、竣工验收等各阶段形成的电子文件大多数未归档,即最基本的内容完整齐全的要求都尚未达到,更谈不上电子文件元数据及背景信息的完整性。据统计,2013年本企业建设项目电子文件归档率仅为65%,远达不到完整性要求。
  3.电子文件缺乏规范性、有效性
  电子文件的有效性是指归档电子文件应具备可理解及可被利用性,包括信息的可识别性、载体的完好性和兼容性等。只有可被利用才是有价值的,从本企业归档电子文件质量来看,文件格式、命名不规范、存放杂乱无规律、载体无法读取等问题,都为电子文件的有效利用带来了一定障碍。
  二、提高质量意识,健全管理网络,是建设项目电子文件质量控制的保障
  1.提高质量意识
  建设项目电子文件归档质量不理想的原因有多方面,有技术因素,也有管理因素;有主观因素,也有客观因素,其中最重要的一点,就是主观上不重视。受传统的纸质档案管理模式影响,在建设项目管理工作中,电子文件管理一直处于从属地位,信息技术在项目管理中更多的时候只是简单的打字机和制图工具,生成电子文件的目的也不过是为了输出纸质文件,之后电子文件的命运就是被随便存放,随意修改,甚至丢失。部分工程技术人员并未真正意识到电子文件也是档案,与纸质文件一样需要规范管理,妥善保存,对于档案部门提出的电子文件规范要求,不理解不认同,认为是多此一举。要彻底扭转这种对电子文件的错误意识,档案部门除了要对国家相关法规多加宣传指导外,还应注意积累宣传日常工作中利用项目电子文件产生效益、利用错误电子文件为工作造成不便甚至损失等实际事例,用事实说话,以此提高工程技术人员的质量意识和责任心。因为意识决定行为,只有意识到了,才愿意去做,才愿意做好。
  2.健全质量控制管理网络
  项目建设是一项复杂的系统工程,从立项、设计、施工、到竣工投产,除建设单位相关部门外,还涉及到设计、施工、监理、供应商等多方参与,这些单位和部门是电子文件形成的源头。如果归档质量问题到了最后一个环节才被发现和提出,显然为时已晚。这也是电子文件管理理论中前端控制、全程管理的原因。要实现全过程质量控制,必须建立一个健全完善的管理网络,使电子文件质量控制正常有序开展。本企业建设项目档案管理网络已较为成熟,各单位和人员都能各司其职,履行管理职责,但为了达到电子文件质量控制的目的,网络还需进一步完善。一是要明确网络中各单位对项目电子文件的质量管理职责,二是建设项目电子文件形成、收集、审核、处理等各环节的人员、职责及规范流程都要落实到位,除了工程技术人员、项目档案人员外,还应将信息技术人员纳入质量控制网络中,以便解决电子文件质量管理过程中的技术问题。

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