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浅析企业档案信息管理开发与利用的重要性
作者:王尧  时间:2012/12/13 9:45:00  来源:论文天下论文网

  论文关键词:信息化 档案管理 重要性

  论文摘要:信息产业化的快速发展,给企业档案管理工作带来了巨大影响。档案管理工作在企业乃至社会的发展中起着非常重要的作用,进行档案管理相当于将各类知识进行浓缩、融汇,是信息的传承。认识到档案管理的重要性,并对其进行合理的开发与利用,可以达到事半功倍的效果。

  档案,可以说是人类文化与知识的结晶,对其进行合理的开发、利用,实现档案信息化,对各类信息资源进行分类、分析,加以提取并利用,既能提高档案的利用效率,又能降低档案管理的成本,还能为企业和社会提供优质的服务,可谓一举多得。
  1对档案信息进行合理的开发和利用,是企业生存与发展的重要保障
  我们所说档案的价值可以从两个方面来理解,一个是档案对于本单位的价值,另一个是档案对于其他单位的利用价值。从这两个方面我们就可以看出对档案进行管理的重要性以及档案的可利用价值。开发与利用档案信息是企业求生存、求发展的需要。在市场经济的法则下,适者才能得到生存,与时俱进的强者才能得到发展,这就好比逆水行舟,不进则退。所以,高明的智者或聪慧的企业家都能做到与时俱进,并高效地开发与利用档案信息,为企业的发展提供决策依据。
  1.1档案信息的生命力源于开发与利用
  首先,要重视推广交流以及服务环节的紧密连接。为适应市场经济发展的规律,企业就要重视档案信息的开发与利用,这是保障企业与时俱进的需要。因此要立足于广泛地搜集信息,其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技术推广与应用等各方面的信息持有,并从中进行科学地整理、分类归档以及动用网络平台进行录入,为企业的发展提供可靠性、科学性和前瞻性的信息。
  其次,在信息的开发与利用的时候,要注意用科学的方法,加以甄别和求证,不断提高分析、整理的能力,使其信息开发与利用功能得以释放,进而提高信息开发与利用的工作价值。因为你提供的信息有吸引力、现实性强、参考价值大,就必然会引起领导者的注意和研究,这也是信息开发利用重要性的一个方面。
  1.2 提供的档案信息要及时准确
  信息重要性具有可采用性和价值性。为此,档案工作者要在浩瀚的信息之海中,应以猎人般的敏锐嗅觉、科学工作者般的缜密思维去汇集有用的信息,还要善于用档案管理系统的网络进行收集。为了确保信息的及时与准确就要定期举办各单位兼职档案员培训班,着力宣讲档案信息开发与利用的重要性、信息收集及时准确的必要性、档案信息申报标准及要求。以此来提高信息提供者的素质,力求信息提供的质量高、可信度强,从而保证信息提供的时效性。
  2 建立企业档案信息网络平台的重要性
  2.1 建立信息网络为企业发展提供信息共享平台
  建立档案信息网络平台是适应市场经济高速发展、新科学、新技术不断涌现的需要。因为任何一个企业不能做到与时俱进,就有可能被时代发展的大潮所淘汰;只有跟上时代的速度,适应时代发展的步伐,才能积淀发展的实力。为什么有的企业发展到一定程度就停滞不前了,而有的企业可以发展到跨国公司的高度?其中一个重要问题就在于企业领导者重视信息开发利用的程度。运用网络平台资源共享,其效能是显而易见的。
  2.2 建立档案信息网络,做到信息共享,共同开发与利用
  企业档案信息开发与利用工作有其独到的地位与作用。为了使企业领导者在制定发展战略规划时体现其科学性,可行性,就必须发挥档案信息开发与利用的功能作用。档案信息系统在大范围集成化、凝聚信息量,利用计算机管理就能使档案管理实现现代化,因为随着社会经济、科技、文化的发展,档案信息的总量也出现了惊人的增长速度。所以运用计算机的管理功能,就能使档案信息达到图、文、声一体化,并在视觉和心理上,引起了领导者的关注。同时也体现出了档案信息存储量巨大、保管时限长、存储成本低和调用与参考及时的显著优势。

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[本文关键字] 信息化 档案管理 重要性
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