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浅析建设物资二级库房 加强医院成本控制
作者:魏钦海  时间:2011/12/8 11:35:00  来源:论文天下论文网

  论文关键词:二级库房 成本控制 医院管理

  论文摘要:加强物资管理是控制医院成本的一大抓手,文章分析了医院建设二级库房的必要性,对在哪些科室建设二级库房及需要注意的问题提出了建议。
  
  新医改方案明确提出:“定期开展医疗服务成本测算,科学考评医疗服务效率”、“加强成本核算和控制”。新的《医院财务制度》规定,医院财务管理的主要任务之一,就是“加强经济管理,实行成本核算,强化成本控制,实施绩效考评,提高资金使用效益”。随着医疗卫生事业的进一步发展,成本管理已经成为医院财务管理重要工作之一,而物资管理更是具有重要地位,不仅因为品、材料等物资占医疗收支的比重很大,而且物资保障的便捷性、及时性直接影响到诊疗流程和服务效率①。
  一、二级库房的概念
  1.医院一般都设有物资仓库,购买的物资必须办理验收、入库手续,统一存放于此,各科室再从此领取物资。这样的物资仓库我们称之为一级库房,一级库房应该是每家医院都有的。而在日常工作中,除医院物资一级库房以外,一些科室需要集中请领,并提供给多个科室或病人使用,如供应室,还有一些科室只供本科室使用,但使用量相当大,在需要使用物资前,一般会凭经验将一定时间内可能需要使用的物资一次申请购买,在办理入库手续后又一次性领取。实际上这部分物资全部存放于相应科室,因此又产生了一个科室的小库房,如检验科。因这些原因形成的库房我们称之为二级库房。
  2.多数医院除了直接用于病人的药品可以以病人药费的记账直接减少药品库房外,卫生材料、其他材料以及非直接作用于病人的药品试剂,均是由使用科室根据需要向一级库房申请领取,领到科室的物资就由科室人员谁用谁取、随用随取,科室负责人在估计用得差不得多的时候,向一级库房申请领取。如此反复,既没有比较明确的管理规范,也没有定期盘点制度,甚至在医院进行清产核资时,也因为其无账可查而较少为管理层所关注,这些物资的管理与控制更多的是凭所在科室人员的自觉性。建设二级库房就是要对这部分物资的入库、存储、出库、盘点等环节进行规范管理。
  二、建设物资二级库房的必要性
  1.新的《医院财务制度》指出,“成本管理是指医院通过成本核算和分析,提出成本控制措施,降低医疗成本的活动”,加强对医院物资的管理是势在必行。库房管理作为整个医院管理的重要组成部分,一直是医院管理中比较薄弱的环节之一,新医改对医院管理提出了更高要求,如何加强医院库房管理与建设,如何以最小的成本获得尽可能大的经济效益,如何以比较低廉的价格为病人提供更好的服务,是每一个医院必须追求的目标。加强物资管理无疑是医院成本控制的重点、关键点,实用性也很强,二级库房的建设,可以为建立科学的物资管理流程提供良好的基础。
  2.降低库存,提高资金使用效率。实行一级库房管理往往只能根据经验分析判断各个科室大约需要储备多少物资,往往因为对具体情况的不了解与科室实际使用情况存在一定的差距。建立二级库房管理则更加贴近科室的实际使用情况,使用科室能更好地掌握什么时间需要补充什么物资、补充多少,从而大大减少物资的库存,降低物资占用的储备资金,提高资金的使用效率。建立二级库房后,科室负责人可以随时了解物资的库存量、入库量、使用量,为其加强科室成本管理提供了基础数据,能较好地调动其参与成本控制的积极性。
  3.增加期间成本的可比性。一级库房管理时,在科室办理领用手续后,就直接全额计入科室当期支出,事实上每个科室每个期末仍然存在库存物资,有的科室库存量还很大,个别科室甚至为了调节各个期间的奖金,故意多领或少领物资,每个月的物资消耗波动幅度很大,与医疗收入根本就不配比。实行二级库房管理,科室领用的物资在消耗前仍作为库存物资管理,真实地反映了物资的实际消耗情况,能与医疗收入很好地配比反映,成本核算与分析的数据更加真实可靠,有利于加强成本控制。
  4.加强盘点,堵塞物资管理中的漏洞。医院是一个开放场所,虽然科室的物资不是人人可以接触,但可以接触的人群还是很多的,除了医生、护士外,护工、保洁人员、支持转运人员、保安等都可以接触到,如果科室对物资疏于管理,就存在相当大的漏洞。建立二级库房后,对于二级库房物资的管理是参照一级库房进行管理的,加强定期和不定期盘点,在人员调动、价格调整等时都必须盘点,都会增强管理人员的工作责任心,盘点的差异会督促科室查明损失的原因,从而改进管理方法以堵塞物资管理上的漏洞。
  5.所有物资入库,管理更全面。医院由于其业务的特殊性,有一些物资如骨科用钢板,不需要采购所有的规格型号,而是由供应商在医院里备货,医生根据病人的具体情况进行选择,选择使用后再凭发票到一级库房办理入库、出库手续。事实上仓库保管员可能都没有见到实物,对于未用的物资,如果供应商不及时办理退货手续,科室物资管理再稍有松懈,势必造成领用物资与供应商的备货物资混存,时间长了往往多由医院买单,这样的过程往往缺乏监督,必须由有很强自律性的人经办才不会出问题。而二级库房建立后,在供应商提供所有产品前,就要议定价格,根据其提供的产品规格、型号、数量办理入库手续,使用掉的物资及时办理出库,对不需再用的备用物资及时办理退库手续,库存物资就能比较全面地反映在医院所有的物资存库情况,有利于科室负责人对未用物资引起足够的重视。
  6.方便病人,改善服务流程。由于一些医用物资的特殊性,有的必须凭处方由病人付费领取后再使用,这样就给病人带来了很大的不便,为解决这个问题,有些医院建立了“虚拟库房”,改善了服务流程。但实际上为不影响病人使用,往往随便输入虚拟库房的物资入库数量,对虚拟库房没有参照库房管理,作为一种过渡性措施,随意性很大。二级库房的建设,既可以像虚拟库房一样方便病人,又可以从真正意义上将物资管理起来。
  三、建议采取二级库房管理的科室
  1.集中领取,供多个科室使用的科室。供应室作为一个保障部门,需要集中申请领取无菌物品,并提供给多科室使用,同时还要对回收的物品进行清点、打包、补充损耗,消毒后再次提供给多科室使用。手术室是医院外科的重要枢纽,需要大量的器材及一次性消耗物品,其中高值耗材又占相当比例。导管室与手术室相似,也是提供多科室共同作业的场所,其所领取的物资,包括大量的高值耗材也是提供给多个科室使用。因此,在供应室、手术室、导管室必须建立二级库房。
  2.在检查检验中自身消耗大量物资的科室。影像科在检查中大量使用X光胶片、造影剂,检验科在检查中大量消耗化学试剂,由于不能直接收费的原因,特别是化学试剂的消耗无法与收入直接挂钩,是管理上的难点。正因为如此,在影像科、检验科及其他类似的科室更应建立二级库房,以监督其消耗与收入是否配比。
  3.直接使用于病人的科室。各临床科室和病区是使用大量医用耗材的部门,直接面对病人,物资消耗多,进出人员多,是容易产生管理漏洞的地方,建立二级库房,可以提高医护人员的责任意识、成本意识、参与管理意识,从而减少物资流失。
  四、二级库房管理需要注意的问题
  1.建立、健全规章制度,明确业务流程。建设物资二级库房的管理模式,必须建立、健全相应的规章制度,包括验收、入库、领用、出库、盘点、责任追究等制度,确定并优化业务流程,明确各级人员的职责及二级库房的核算方式,保证二级库房的物资账物相符、账账相符、账表相符,防止二级库房管理流于形式,成为原来科室直接收收付付的替代品。二级库房的管理要规范化、科学化、流程化,只有这样才能规范物资采购流转行为,减少使用中的各种损失,堵塞物资管理中的各种漏洞,降低物资消耗成本。
  2.共享信息数据,提高管理效率。要真正发挥二级库房的作用,在建立并正常运行一级库房管理系统的基础上,必须实行二级库房与一级库房的联动机制,使一级库房的出库自动转化为二级库房的入库,同时与医院的HIS系统、会计核算系统、成本管理系统相协调,HIS系统的材料收费能同步转化为物资管理系统的物资消耗。另外,要及时将消耗数据反映到会计核算系统与成本管理系统中,保证各种数据的有效性和实时性,既方便科室使用又提高了数据准确性。只有各信息系统实行无缝链接、数据共享,提高管理效率,二级库房的建设才能方便实用、深得人心,从而大大降低医院成本。
  
  注释:
  ①张新慧,马海潮.谈医院物资管理的优化[J].中国医院,2009,13(10):78-79.

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[本文关键字] 成本控制 医院管理
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