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对会计电算化实习中错误操作的修改指导
作者:范金爱  时间:2009/2/17 11:43:00  来源:论文天下论文网

  [论文关键词]实习指导 错误修改 方法策略

  [论文摘要]
教师加强对中职生在会计电算化实习中错误操作的修改指导,对于提高实习效果和培养具有较强动手能力的实用型会计人才具有重要作用。本文从加强系统转换的教学指导,预防出错是前提;强化输入输出的修改指导,科学改错是基础;细化常见错误的排除指导,高效纠错是保障等方面探讨了错误操作的修改指导问题。
  
  
  进入会计电算化实习阶段的中职生,已经具备了相应的会计知识,但是要合理地把手工核算的方式与方法运用到电算化实习中来却是个主要的技术和教学指导难题。最突出的问题是,学生在实习操作中经常出现差错却不知道如何科学修改。因此。教师应该加强操作修改指导。本文以用友ERPU8.50财务管理系统为例,探析解决相应的操作修改指导问题。
  
  (一)前提:加强系统转换的教学指导。预防出错
  
  学生在实习时基本上能够熟练操作会计电算化信息系统,但是对如何转换系统,即会计信息系统向会计电算化信息系统的转换却未能掌握。因此,加强系统转换的教学指导,预防出错,是操作修改指导的前提。学生在碰到类似经济业务时都采用把支出类科目账户的减少记入其贷方,把收入类科目的回冲记入收入类损益科目账户的借方。并因此形成习惯性的损益类账户结构。但在会计电算化系统中,此种操作方法极有可能导致会计报表的错误。如何转换和调整呢?
  1 调整操作理论上的账务组织程序为:日常业务——编制损益表——总账结转损益到本年利润、审核、记账——所得税计算分录——所得税结转到本年利润——利润分配等业务分录、审核、记账——总账结账——编制资产负债表。
  2 损益表的本月数计算公式使用“取某科目的期末余额数QM()”函数取值,例如损益表中主营业务收入的本月数C4的公式可定义为:C4-QM()——含义是提取本年度本账套的本月份的主营业务收入的期末余额数作为C4的值;财务费用的本月数C12的公式可定义为:C12=QM()——含义是提取本年度本账套的本月份的财务费用的期末余额数作为C12的值。
  总之,账簿数据的结构影响电算化的取值公式和账务组织程序,反之,电算化的取值公式和账务组织程序也应依据账簿数据的结构来灵活确定。但在以上的转换和调整的情况下,由于所得税的计算过程滞后于损益表的编制,因此,损益表中的“所得税”项目依据QM()公式是无法取值的,故其公式应单独设置。其设置方法可以采用账户间的数据依存关系和所得税的计算公式来具体确定,也可以依据损益表间的数据关系来确定。
  
  (二)基础:强化输入输出的修改指导。科学改错
  
  由于电子数据很容易被不留痕迹的改动,因此会计软件一般都要提供修改权限与修改痕迹的控制功能,防止电子数据被非法篡改。比如对已经登账处理的会计凭证,软件只能提供留有痕迹的更正功能:对计算机根据机内账簿生成的各种报表数据,软件无修改功能等。修改和改正的适用条件是:应在本月会计报表还未上报、税务报表还未报出之前使用,否则,就会造成企业的会计数据与对外报出的数据不符。对于在已对外报出报表后发现的错误,只能在下月采用红字冲销法或补充登记法进行更正。对于凭证的错误,一般要分三种情况处理:第一。填写错误。数据还未输入计算机。录入人员不得更改,应退回凭证填制部门纠正后再进行输入。第二,错误数据已输入计算机,但还没有登记有关机内账簿。如果是输入错误,录入人员可以直接修改;如果是凭证出错,则应退回凭证,填制部门纠正后再由录入人员进行修改;第三错误数据已登记有关机内账簿,只能通过输入记账凭证的方法进行冲正或补充(即红字冲销法或补充登记法)。但不论在何种情况下,审核功能与输入、修改功能都不允许同一个操作员使用。另外,为了保证会计账簿的清晰性和会计经济业务的整体性,在电算化下。针对电算化的不同操作错误,还经常采用即时修订法和逆向操作法。
  1 即时修订法的指导。即时修订法指在会计电算化凭证录入过程中发现凭证录入错误时所采取的一种现时改正方法。它适用于对事中错误的更正,对于还未保存的凭证,一般可以进行会计分录(会计分录指会计凭证中的一条记录)的删除、会计科目的重新选择、科目金额的重新录入、制单人员的重新注册、会计分录的摘要的重新录入、会计凭证的制单日期、凭证附件张数,直至放弃保存该错误凭证等操作;对于已保存但仍未审核(包括出纳签字或主管签字)的会计凭证的修改,也可以参照上述即时修订法对会计分录和金额进行修改,在认为该凭证完全错误并已没有存在的必要时,还可以采用先作废该凭证、后对已标注“作废”标记的凭证进行直接删除并同时整理凭证号的操作。采用即时修订法必须注意:对凭证的作废与删除必须由该凭证的填制人员进行操作,其他人员一般不能赋予此项权限;另外,对从其他子系统中传来的错误记账凭证,除在总账系统中进行凭证即时修订外,还应检查该子系统的设置,以防止其他类似错误凭证的产生。

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[本文关键字] 方法策略
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