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试论新形势下如何注重对电子档案的整理与保护

[摘 要]随着办公条件的改善和计算机应用的普及,档案管理逐步由传统的纸媒介向电子媒介转变,新形式下档案管理应转变思想观念,注重对电子档案的整理和保护。
  [关键词]电子档案;办公;整理;保护
    
  1 电子档案的整理
  1.1 文书电子档案整理
  一是内部文件。以年份、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。
  二是外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
  1.2 科技电子文件归档
  科技电子文件档案种类较多,可以先按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应附上电子文件内容说明和注意事项。
  1.3 会计电子文件整理

 一是工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月的工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附有移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
  二是账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。
  2 电子档案的保护
  2.1 优盘或大容量移动硬盘的保护
  一是统一配发优盘或大容量的移动硬盘,并赋码,专码专人专用,登记造册,列入资产。二是加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的优盘或移动硬盘不带病毒。三是对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。四是在条件允许时,及时将存储电子文件的硬盘载体更换成光盘,便于长久保存。
  2.2 光盘的保护
  一是规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。二是保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14℃~24℃,相对湿度控制在40%~65%。三是注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,硬盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。

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试论新形势下如何注重对电子档案的整理与保护

[摘 要]随着办公条件的改善和计算机应用的普及,档案管理逐步由传统的纸媒介向电子媒介转变,新形式下档案管理应转变思想观念,注重对电子档案的整理和保护。 [关键词]电子档案;办公;整理;保护 1 电子档案的整理 1.1 文书电子档案整理 一是内部文件。以年份、组
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