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电算化会计系统的内部控制初探
内部控制是指一个 企业 或单位为了保证其资产的安全性、 会计 资料的准确性和可靠性,提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内采用的一系列制度、 方法 和手段。其在企业管理、会计和审计活动中占据着重要的地位。 计算 机引入会计信息系统后,内部控制本身呈现出新的特征,内部控制技术在系统管理和审计中的重要性大大提高。了解和掌握电算化会计系统内部控制的基本要求,不仅是开发设计可靠系统的前提,同时也是使系统高效运行和管理的必要条件。

  一、电算化会计系统内部控制的基本要求

  (一)电算化会计信息系统必须确保原始数据操作的准确度。提供真实准确的会计信息是会计核算的基本要求。在电算化会计中, 电子 计算机输出的数据是否准确,往往是整个会计核算成败的关键。企业的内部控制必须适应电算化要求,确保原始数据操作的准确度。

  (二)电算化会计信息系统必须加强授权、批准控制。在手工会计系统中,对于一项 经济 业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后,职能划分发生了巨大的变化。因为业务处理全部由计算机进行,人员分工更趋复杂化,会计信息的输入可能不是专业会计人员,而是由其他人员进行。这样做会节省相当的人力,但同时也增大了控制风险。因此,在控制授权上对会计电算化的内部控制提出了新的要求。

  (三)电算化会计信息系统必须能够避免会计档案无纸化带来的风险。在手工方式下,信息以账、证、表等形式存储在不同的纸质上,增、删、修改了的会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任。但实行了电算化会计后,电脑操作无形化较传统手工记录更难于控制,对内部控制提出的要求更高。

  二、如何加强电算化会计系统内部控制

  (一)有关组织与管理方面的控制。为了适应会计电算化给内部控制提出的新要求,企业应加强下列组织管理方面的控制:

  合理的组织机构设置。企业实现了会计电算化后,应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应电算化会计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态,划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息 分析 组等组室;也可以按会计岗位和工作职责划分为电算化会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模,符合企业总体经营目标,并且应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。

  适当的职责分离。内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离,电算化会计系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。在电算化会计系统中,不相容的职务主要有系统开发、 发展 的职务与系统操作的职务;数据维护管理职务与电算审核职务;数据录入职务与审核记账职务;系统操作的职务与系统档案管理职务等。企业为防止舞弊或欺诈,应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度,同时还应建立起职务轮换制度。

  完善的上机管理。企业用于电算化会计系统的计算机应尽可能是专用的,企业应对计算机的使用建立一整套管理制度,以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲,企业对用于电算化会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等,此外,会计软件也应该有完备的操作日志文件。

  安全可靠的档案管理。电算化会计系统有关的资料应及时存档,企业应建立起完善的档案制度,加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外,还应定期对所有档案进行备份,并保管好这些备份。为防止档案被破坏,企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。

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电算化会计系统的内部控制初探

内部控制是指一个 企业 或单位为了保证其资产的安全性、 会计 资料的准确性和可靠性,提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内采用的一系列制度、 方法 和手段。其在企业管理、会计和审计活动中占据着重要的地位。 计算 机引入会计信息系统后,内
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