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档案利用数据统计与实际效益
收集(或搜集,下同)和管理档案的根本目的,除了不使其散失和安全保存外,主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中,存在着传统式的被动(即坐等)服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大 问题 ,已严重 影响 着档案信息资源的开发与利用和档案事业的健康 发展 。本文针对问题,结合笔者所在的绍兴地区实际,重点对档案利用数据统计与档案实际效益作一探讨,与档案界同仁商榷。
  一、当前,在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题
  (一)局限于档案利用数据统计,不求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门,每到年终在要求基层档案馆(室,下同)编制年报,了解档案利用情况时,只需统计几个利用数据,如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等,而不了解通过档案信息资源的开发与利用,而所获得的 社会 效益和 经济 效益。收集统计档案利用数据,虽然亦能反映档案的利用情况,但这是表面现象,说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说,统计几个数据只能揭示表现现象,而不能揭示档案利用的实质,即实际效益。这是各地各级档案部门普遍存在的一个问题。
  (二)在档案馆查(借)阅利用时,只要求填写其利用目的,不求深层次了解,失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下,利用单位和利用人来档案馆查(借)阅档案时,均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外,就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单,如“工作 参考 ”、“提供产权依据”等等。由于不作深层次了解,利用结束亦就了结,而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用,可分两个阶段。第一阶段,又可称初级阶段,即利用者到档案馆查(借)阅档案或档案馆主动为利用者提供档案,这时只反映档案利用情况;第二阶段,又可称为高级阶段,即档案通过利用者在工作、 学习 、生产等社会实践中的利用,不同程度会产生一定的社会效益和经济效益,也就是体现了利用档案的作用和价值,通过信息反馈而求得。而要取得这种信息,事先必须有所了解和掌握,即在利用时有目的地作些深层次了解,并一一记录在案,以利日后跟踪调查。
  (三)有了利用实例,不求汇集编发重返社会。有些馆虽也注重档案利用信息反馈工作,收集有价值的档案利用实例,但只是作为档案目标管理认证和达标的材料,因此收集后就将实例束之高阁,不汇编发表,重返社会,影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发,不但会促进档案的开发利用,使社会和全民更加认识档案、了解档案,使档案的使用价值得到进一步发挥,而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。
  (四)编研工作滞后,远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。因为,利用单位不了解馆藏情况,即你馆藏中究竟有些什么资料可供社会利用。因此,档案管理人员必须了解信息社会动向和需求,结合馆藏实际,有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料,提供社会利用。然而,各地各级档案馆编研工作滞后,跟不上社会发展和经济建设的需求,影响档案信息资源的开发与利用。
  二、档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫。
  综观各地各级档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来,即某某年查阅有多少人次、多少卷(册)档案,但该年数百人次、数百卷(册)档案,有什么社会效益和经济效益呢?却一无所知或知之不多。为此,笔者认为档案馆查阅利用情况需要了解和统计,但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫,即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果,除了要求利用者主动反馈信息外,档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益,主要有以下六大作用:
  (一)有利于了解档案的价值和作用。《档案法》第二条称:“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的 历史 记录。”但了解档案是否具有保存价值,最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用,最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发,才能了解档案的价值。过去不少单位和领导,为什么对档案工作不够重视和支持,主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态,单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明,这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案,一般都具有利用价值,但其价值的大小,必须通过利用,一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。

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档案利用数据统计与实际效益

收集(或搜集,下同)和管理档案的根本目的,除了不使其散失和安全保存外,主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中,存在着传统式的被动(即坐等)服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大 问题 ,已严重 影响 着档案信息资源的开发与利用和档案事
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